Hoe verminder je de frustraties van opbouwers, projectleiders en leveranciers van evenementen? Dat is de vraag die centraal staat in dit onderzoek. De onderzoekers hebben diverse methoden gebruikt om tot deze vraag en de in dit onderzoek geschetste oplossing te komen. Dit onderzoeksverslag geeft een overzicht van alle aannames, methodieken en resultaten en gaat uitvoerig in op de ‘why - how - en what‘. In deze samenvatting vind u een korte beschrijving hiervan.

Waarom

De why van dit onderzoek komt voort uit de eigen ervaringen & interesse van de onderzoekers bij op- en afbouw en tijdens evenementen. Een van hen heeft zelf ervaren hoe stressvol de opbouw van een evenement kan zijn en wat daar bij komt kijken. Vanuit deze ervaring zijn de onderzoekers op zoek gegaan naar de problemen - ofwel pains & gains - die organisatoren ervaren bij de op- en afbouw en tijdens evenementen. De onderzoekers hebben zichzelf bovendien als doel gesteld om met de kennis en vaardigheden die zij hebben opgedaan tijdens hun studie CMD, een tool te ontwikkelen die bijdraagt aan het oplossen van de pains & gains van projectleiders, opbouwers en leveranciers.

Verkenning

met als primaire doel het opstellen van de onderzoeksvraag

De initiële vraag van de onderzoekers was gefocust op het leggen van verbinding tussen de organisatoren van evenementen en de directe omgeving. Door desk research en gesprekken met enkele deskundigen werd al snel duidelijk dat de verbinding tussen evenementen en de directe omgeving ondergeschikt is aan de logistieke uitdagingen die een evenement met zich meebrengt.

Het opbouwen van een festival is ongeacht de locatie, een braakliggend terrein of in de stad, een logistieke uitdaging. In de kern gaat het om het georganiseerd verplaatsen van een x aantal spullen en personen van A naar B. En dan ook nog binnen een bepaald tijdsbestek, onder tijdsdruk. Een korte definitie van logistiek is dan ook "de juiste dingen, op de juiste tijd, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheden tegen minimale kosten".

Door deze waardevolle inzichten waren de onderzoekers in staat om hun hoofdvraag aan te scherpen.

Hoe kunnen we het logistieke proces van festivals optimaliseren met een web app en dat rendabel maken?

Met de hernieuwde focus op het logistieke proces zijn de onderzoekers aan de slag gegaan met het interviewen van de ervaringsdeskundige om vervolgens de resultaten te plotten in het value proposition model (zie afbeelding x). Door de pains & gains van de belangrijkste actoren van de festivalorganisatie in kaart te brengen waren de onderzoekers in staat een aantal problemen te identificeren (Customer value afbeelding).

De belangrijkste pain van projectleiders betreft het gebrek aan overzicht over mensen en middelen tijdens de opbouw van het evenement. Vervolgens is op basis van de pains & gains gezocht naar pain relievers & gain creators (value proposition, linkerzijde). De pain relievers & gain creators zijn omgezet naar features. Op basis van de feature list zijn de eerste prototypes gemaakt. Een van de belangrijkste pain relievers is het creëren van overzicht voor projectleiders op de festivallocatie.

Het eerste prototype, van de drie prototypes die in deze verkenning gemaakt zijn - badge prototype - bevatte dan ook een 3D kaart van het evenemententerrein, met daarin de voor projectleiders relevante informatie. Niet alleen een 3D kaart behoorde tot de features die van waarde zouden kunnen zijn voor projectleiders.

De resultaten van het value proposition model zijn op dit punt in het onderzoek zo divers, dat de onderzoekers besloten eerst de inzichten te convergeren en focus te leggen op de positionering van het onderzoek en de mogelijke tool. Dit heeft geresulteerd in een website waarop de basis features en de propositie zijn samengevat. De website heeft als primaire doel interesse te wekken en respondenten te werven.

Aan het eind van de verkenning waren de onderzoekers in staat om deelvragen te formuleren die in de volgende fase konden helpen om het onderzoek uit te diepen en problematiek boven te halen in het logistieke proces.

• Wat houd het logistieke proces van een festival in?


• Welke rol speelt communicatie tijdens het logistieke proces van een festival?


• Hoe gaat de tool die we willen ontwikkelen om de logistieke uitdagingen bij festivals te verhelpen, zich verhouden tegen bestaande tools en andere technologische ontwikkelingen?

Een gedetailleerd overzicht en de beschrijving van het ingevulde value proposition model, feature list, waardepropositie en de opzet van de website is weergegeven in het hoofdstuk frustratiespiraal 1: technische exploratie’.

Onderzoek

met als doel het uitdiepen van de problematiek

In het onderozek hebben de onderzoekers zich gericht op het beantwoorden van de deelvragen. Om een duidelijker antwoord te krijgen op de logistieke problematiek, communicatie en bestaande tools zijn de onderzoekers verder gegaan dan het value proposition model. Dit hebben de onderzoekers aangepakt door verschillende mensen uit het logistieke proces rondom festivals te interviewen. Middels een gestructureerd interviewscript op basis van desk research en het ‘user experience schema van JJG’ zijn een projectleider, leverancier en de site crew geïnterviewd. Dit heeft per deelvraag de volgende inzichten opgeleverd:

• Wat houdt het logistieke proces van een festival in?

  Het opbouwen van een festival is een logistieke uitdaging. In de kern gaat het om het georganiseerd verplaatsen van een x aantal spullen en personen van A naar B. Een korte definitie van logistiek is dan ook "de juiste dingen, op de juiste tijd, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheden tegen minimale kosten".

  Een projectleider is een verbindstuk in dit proces, hij stuurt de mensen aan die het bovenstaande proces vervullen. Het is daarom essentieel dat hij een goed inzicht heeft in de verschillende actoren, namelijk zijn crew en de leveranciers. Een duidelijk overzicht van de gegevens van de leverancier ontbreekt en daarom is dat overzicht lastig te bewerkstelligen.

  Projectleider Festival

  Probleem waar wij zelf vaak tegenaan lopen in het maken van een opbouw/afbouw planning is dat het moeilijk is om alle gegevens van een leverancier (offertes, materialenlijst, afgesproken data/tijden, contactpersonen etc) overzichtelijk te combineren. Zou mooi zijn als dat met jullie app/tool wel kan!



• Welke rol speelt communicatie in het opbouwproces van een festival?

  Efficiënte Communicatie is cruciaal bij de op- en afbouw en tijdens een festival. Het dichterbij komen van de deadlines leidt tot stress, dit heeft een directe correlatie met slechte communicatie en frustratie. Dit geldt ook voor de op-en afbouw en tijdens festivals.

  


• Hoe gaat de tool die de onderzoekers willen ontwikkelen om de logistieke uitdagingen bij festivals te verhelpen, zich verhouden tegen bestaande tools en andere technologische ontwikkelingen?

  Er zijn momenteel weinig tools die de bovenstaande problemen aanpakken. De tools die op de markt zijn focussen zich vooral op de planning, ticketing en artiesten management. De tools die een logistieke module hebben zijn daarbij ook onbetaalbaar voor de wat kleinere partijen. We praten dan over honderden euro's per evenement.

  Dat betekend niet dat kleinere evenementen geen digitale tools gebruiken. De onderzoekers hebben in een visual uiteen gezet welke tools er gebruikt worden.

  

Ontwerpcriteria

Om de effectiviteit van de oplossing later in het traject te kunnen toetsen hebben de onderzoekers een aantal ontwerpcriteria opgesteld waaraan de oplossing moet voldoen.

• De oplossing moet toegankelijk zijn voor de site crew, leveranciers en de projectleider


• De oplossing moet het overzicht van de projectleider verbeteren.


• Het ontwerp moet in staat zijn om om te kunnen gaan met de frustratie van de gebruikers.


• De oplossing moet in staat zijn om verschillende datapunten met elkaar te verbinden om zo een efficiënte taakverdeling te maken.


• Het eindproduct moet betaalbaar zijn voor kleinere festivals met een beperkt budget.

Featureset

De opgestelde ontwerpcriteria gecombineerd met de technologische haalbaarheid leidde tot een uiteindelijke set van features.

• AI Projectleider met frustratie management

  Dit is het hart van de applicatie, deze projectleider is een ondersteuning voor de normale projectleider. De AI projectleider combineert de data uit de onderstaande features om zo de planning en de taakverdeling zo efficiënt mogelijk te maken.

  De AI projectleider is voor de gebruiker bereikbaar in een chat interface. De AI is uitgerust met een machine learning algoritme dat aan de input van de gebruiker kan opmaken wat de frustratie is. Vervolgens, door zijn responsen aan te passen, kan de AI het frustratieniveau verlagen en minder stressvolle taken toedienen.



• Als de bliksem taken systeem

  Dit taken systeem wordt beheerd door de projectleider en de AI projectleider. In plaats van een normaal prioriteits systeem met hoge, middel of lage prioriteiten. Hebben de onderzoekers gekozen voor een 'als de bliksem' setting die ervoor zorgt dat er meteen een verantwoordelijke komt voor de taak.



• Een interactieve kaart

  Deze kaart geeft een overzicht van de locaties op het festival terrein die voor de gebruiker relevant zijn. De AI projectleider kan de verschillende locaties gebruiken om zo taken aan de juiste medewerkers toe te wijzen via het takensysteem.